Datenanalyse

Ordnung im Dokumenten-Dschungel

Fujitsu stellte auf der DMS Expo 2009 in Köln die Softwarelösung Rack2-Filer an. Diese ermöglicht das Erstellen virtueller Aktenordner und ein einfaches Handling von digitalen Dokumenten. Dank der neuen Technologie »Easy Flip« stellt sich beim virtuellen Durchblättern der Ordner reales »Papierfeeling« ein.

Die Software Rack2-Filer 5.0 ist eine Scanner- und Dateiverwaltungslösung, die speziell für das Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen entwickelt wurde. Anwender können damit Papierdokumente einfach und schnell sortieren, organisieren und ablegen. Alle Dokumente können intuitiv in einer virtuellen Bibliothek per Mausklick verwaltet werden. Sowohl gescannte als auch digitale Daten können in pdf-Dateien umgewandelt und in grafisch dargestellte elektronische Ordner und virtuelle Aktenschränke eingeordnet werden. Das Software-Paket unterstützt sieben europäische Sprachen und bietet zahlreiche neue Funktionen: So wurde zum Beispiel das Oberflächendesign überarbeitet, Suchergebnisse können nun in einem Ordner angezeigt werden, die Reihenfolge der Inhalte lässt sich umgestalten und es wurden die Funktionen »Als E-Mail verschicken« sowie die optische Zeichenerkennung (OCR) hinzugefügt.

Durch die Verwendung von virtuellen Aktenschränken und elektronischen Ordnern lässt sich die Software ohne große Vorbereitung bedienen. Für eine bessere Organisation der eigenen virtuellen Bibliothek kann der Anwender beim Durchblättern der Seiten Stellen markieren sowie Trennblätter und Haftnotizen einfügen. Dank der integrierten OCR-Engine können Suchvorgänge nach Wörtern, Sätzen oder Zahlen durchgeführt werden. Auch die Informationen von Haftnotizen und Ordnernamen sind durchsuchbar.
Der Rack2-Filer unterstützt die Speicherung digitaler Daten, die bereits vorliegen oder von einem Scanner erfasst werden. Die Lösung ist darüber hinaus mit mehreren hilfreichen Tools und zeitsparenden Funktionen ausgestattet, anhand derer Inhalte strukturiert abgelegt werden und jederzeit zur Verfügung stehen. Im Vergleich zu dem mühelosen Arbeiten mit den Such- und Abrufmöglichkeiten der Software, ist der Umgang mit Unterlagen in Papierform äußerst aufwändig.

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Die einfachere Variante

»Heutzutage stapeln sich Papiertürme auf Schreibtischen im Büro oder zu Hause. Mit dem Durcheinander der Unterlagen und der Speicherung von Daten an unterschiedlichen Orten wird die persönliche Dokumentenorganisation zu einer Last«, so Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, Imaging Systems Division, Fujitsu Europe Group. »Dies ist ein Problem, das alle Anwender lieber heute als morgen loswerden würden. Der Rack2-Filer ist entwickelt worden, um die Kluft zwischen der digitalen und der papiergebundenen Welt zu überwinden und dabei gleichzeitig die persönliche Dokumentenorganisation so leicht wie möglich zu machen.«
Damit aus der reinen Software eine DMS-Lösung wird, empfiehlt Fujitsu Der Scansnap S1500 gehört der neuesten Scannergeneration von Fujitsu an und kann mit nur einem einzigen Knopfdruck bedient werden. Der Dokumentenscanner, der bereits auf der diesjährigen CeBIT vorgestellt wurde, ist mit seinen kompakten Abmessungen auf das schnelle, einfache und qualitativ hochwertige Scannen in unterschiedlichsten Büro- und Arbeitsumgebungen ausgelegt. Das Gerät überzeugt laut Hersteller unter anderem durch Geschwindigkeit, Benutzerfreundlichkeit sowie verbesserte Konnektivität. Im Duett mit der DMS-Lösung erwarten den Anwender laut Fujitsu alle Vorteile der Digitalisierung, Sortierung und Ablage ihrer Dokumente mit minimalem Aufwand. -sg-

Fujitsu GmbH, München Tel. 089/32378-0, http://www.fdg.fujitsu.com

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