Datenanalyse

Gut gesichert

Mit Sicherheit kennt man sich aus in Hessisch Lichtenau. Schließlich produziert dort die Firma Format hochwertige Tresore. Damit das Unternehmen seine Geschäftsdokumente nicht nur sicher verwahrt, sondern auch schnell wieder findet, haben sich die Hessen für ein modernes Content-Management-System entschieden. Ein auf Integration spezialisierter IT-Dienstleister sorgte zudem für die Anbindung an das bereits vorhandene ERP-System.

Wenn es um den Schutz von Geld, Wertgegenständen, Schlüsseln, sensibler Hardware oder anderer wertvoller Dinge vor Diebstahl, Sabotage oder Feuer geht, ist die Firma Format Tresorbau aus Hessisch Lichtenau bei Kassel der richtige Ansprechpartner. Wenn es darum geht, alle Geschäftsdokumente wie Angebote, Fertigungspapiere, Bestellungen, Rechnungen oder E-Mails und Faxe sicher zu archivieren und bei Bedarf per Mausklick wieder zur Verfügung zu stellen, ist das ECM-System Windream die richtige Lösung. So nahm die Firma Flowcom bei Format Tresorbau die vollständige Integration von Windream in das bereits vorhandene ERP-System APplus vor. Entsprechend nutzt das Unternehmen heute die umfangreichen Möglichkeiten der automatischen Verschlagwortung und Archivierung sowie der sekundenschnellen Anzeige und Suche archivierter Dokumente.

Rund 60.000 Tresore und andere Sicherheitsbehältnisse produziert die 1989 gegründete Format Tresorbau GmbH & Co. KG jährlich und zählt damit zu den führenden Tresor-Spezialisten in Europa. Über 2.500 Fachhändler und Partnerunternehmen vertreiben die Produkte weltweit. Unter anderem zählen Banken und Sparkassen, Handelsketten, Hotels, IT-Unternehmen und Krankenhäuser zum Kundenstamm.

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Um eine adäquate Administration aller geschäftsrelevanten Dokumente sicherzustellen und den gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die digitale Verfügbarkeit der Geschäftsunterlagen gerecht zu werden, entschied sich Format Tresorbau dazu, das ECM-System Windream in das bereits eingesetzte ERP-System APplus zu integrieren. „Ziel war es, alle mit dem ERP-System erstellten Belege in Windream zu erfassen, zu archivieren und bei Bedarf sofort wieder bereitzustellen“, beschreibt Marco Weck, IT-Leiter bei Format Tresorbau die Zielsetzung. Die Windream-Integration übernahm die Flowcom IT Solutions GmbH, die zu diesem Zweck speziell für APplus programmiert wurde.

Format Tresorbau nutzt Multifunktionssysteme von Konica Minolta, um Papierbelege wie Lieferscheine oder Eingangsrechnungen via Scan-to-SMB dem ERP- beziehungsweise ECM-System in digitaler Form in einen dafür bereit gestellten Inputordner auf dem Netzlaufwerk zur Verfügung zu stellen.

Hand in Hand: ERP und ECM

Hierzu werden Barcodes auf die Belege geklebt. Jeden Abend werden die eingescannten Belege mittels eines Stapelverarbeitungsprozesses gelesen, die Indizierungen auf Grundlage der erkannten Barcodes und anhand der Informationen aus APplus vorgenommen und schließlich entsprechend in Windream archiviert.

Dank der vollständigen Windream-Integration in das ERP-System können die Belege aus APplus direkt in eine frei definierbare Ablagestruktur des Windream-Laufwerks übertragen und dort archivieren werden. Hierbei werden sie kategorisiert – zum Beispiel, ob es sich um ein Angebot oder einen Auftrag handelt. Das vereinfacht die Suche erheblich. Eine Suche nach bereits archivierten Dokumenten kann direkt aus APplus heraus ausgeführt werden. Gefundene Dokumente werden in Form von Listen im ERP-System angezeigt. In Form einer komplexen Matrix wurden die Rechte für die User definiert, das heißt der Anwender erhält in seinem Suchresultat nur diejenigen Dokumente, auf die ihm der Zugriff erlaubt ist. Als einzige Instanz hält die Geschäftsleitung die Rechte an sämtlichen Dokumenten inne.

Alle gespeicherten Informationen lassen sich per Doppelklick auf den Dateieintrag auch aus APplus öffnen. Dokumente können auf diesem Weg weiter bearbeitet, wieder abgespeichert, dauerhaft archiviert und bei Bedarf versioniert werden. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt entweder über Laufwerksmapping – das so genannte „Windream Share Drive“ – oder via Internetverbindung über das Windream Web Portal, das für Format Tresorbau individuell angepasst wurde. Die Webbrowseroberfläche bietet den Vorteil, dass man über das Web ohne Laufwerksverknüpfung und nur über Anmeldung auf das Archiv zugreifen kann. Für die Erfassung neuer Dokumente unterstützt das System auch Drag-and-Drop-Funktionen, um beispielsweise Dokumente aus dem Filesystem in das ERP-System zu übertragen oder um bereits erfasste Dokumente aus dem ECM-System in ein anderes Dateisystem oder auf den Desktop zurückzuführen.

Zur Indizierung der archivierten Dokumente können Anwender beliebige Datenfelder des ERP-Systems als Indexfelder eines Dokumenttyps im ECM verwenden. Alle Arbeitsschritte lassen sich aus dem ERP-System heraus ausführen, ohne dass die Anwender bei Format Tresorbau die Benutzeroberfläche ihres ERP-Systems verlassen müssen. Die in Windream gespeicherten Dokumente werden in ihrem ganz speziellen ERP-Kontext als Übersicht aufgelistet und lassen sich mit einem einzigen Mausklick anzeigen. Das spart dem Kunden ernorm viel Zeit, denn jedes beliebige Dokument kann auf diese Weise sofort bereitgestellt werden.

Zentrale Benutzeroberfläche

Zusätzlich integriert worden ist auch eine Fax-Archivierungslösung mit direkter Anbindung von fünfzig Arbeitsplätzen an das ECM-System sowie eine E-Mail-Archivierungskomponente, die Nachrichten aus über einhundert Postfächern automatisch archiviert. Attachments werden extrahiert und gesondert archiviert. Das spart Speicherplatz im Posteingang und erlaubt eine separate Suche nach den Attachments in Windream. Flowcom hat zudem eine Komponente zur Nachindizierung von Dokumenten implementiert, die Adressdaten aus dem ERP-System vollautomatisch und zeitgesteuert mit den entsprechenden Informationen aus eingehenden Faxen und E-Mails abgleicht und diese Daten zur Indizierung in Windream verwendet.

Nicht nur eine enorme Platzersparnis stellte sich nach der Windream-Integration ein – bis dahin wurden alle Geschäftsdokumente in Papierform in Aktenordnern archiviert. Auch die Suche nach Dokumenten hat sich erheblich vereinfacht. Dank der Verschlagwortung muss der Anwender nur noch Schlüsselwörter zum gewünschten Kunden eingeben und erhält innerhalb weniger Sekunden eine Auflistung der Suchergebnisse. „Unsere Mitarbeiter sind begeistert“, so Weck. „Sie müssen sich nicht mehr mühsam durch Schriftberge arbeiten oder nachfragen, sie geben einfach nur den Barcode ein und erhalten sofort ihr gesuchtes Dokument.“ Außerdem sollen Wirtschaftsprüfer zukünftig sämtliche erforderlichen Belege nur noch per CD zur Verfügung gestellt bekommen. Inzwischen wurden rückwirkend alle Belege bis 2002 archiviert. Auch im CRM-Bereich bieten sich Vorteile, wenn es darum geht, gezielt Werbemaßnahmen, beispielsweise anhand des Kundenkaufverhaltens, abzuleiten.

Bei den Multifunktionssystemen vertraut Format Tresorbau auf den Konica Minolta bizhub Premium Partner brw Bürosysteme aus Kassel. Sie punkten mit einem guten Service und schnellen Reaktionszeiten dank des Ferndiagnosesystems bizhub Systemcare von Konica Minolta. Dadurch laufen Tonerbedarfs- und Fehlermeldungen automatisch bei dem Dienstleister auf und können zeitnah behoben werden. -sg-

Konica Minolta GmbH, Langenhagen Tel. 0800/6466582, www.konicaminolta.de

Flowcom IT Solutions GmbH, Straubenhardt Tel. 07248/924 98-20, www.flowcom.de

Windream GmbH, Bochum Tel. 0234/9734-0, www.windream.com

brw Bürosysteme, Kassel Tel. 0561/969 95-0, www.brw-ks.de

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