Datenanalyse

Zentrales DMS gesucht

Kältetechnik-Spezialist Hauser nutzt Kendox Infoshare zur effizienten und sicheren Dokumentenverwaltung
Die Hauser GmbH, ein international agierenden Unternehmen, hat ein zentrales DMS eingeführt, das an allen Standorten genutzt wird.
Elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) spart Zeit und steigert die Effizienz. Auch der österreichische Kältetechnik-Spezialist Hauser setzt nun auf die papierlose Verwaltung sämtlicher Rechnungen und Belege. Eine neue DMS-Lösung ermöglicht die digitale Verfügbarkeit der Informationen und mit der Beschlagwortung eine schnelle und inhaltsbezogene Suche nach Dokumenten. Das vereinfacht und beschleunigt die bisher papiergebundenen Prozesse in der Rechnungslegung und Buchhaltung.

Die Hauser GmbH wurde 1946 als Service- und Montagebetrieb für kältetechnische Anlagen in Linz gegründet. Heute entwickelt und fertigt das Unternehmen mit Produktionsstandorten in Linz, St. Martin im Mühlkreis und Kaplice in Tschechien innovative, schlüsselfertige Kälteanlagen für Supermärkte, Diskontmärkte, Tankstellenshops, Gewerbe- und Industriebetriebe. Ziel ist es, besonders energieeffiziente, maßgeschneiderte Kühlsysteme zu entwickeln, die den Kundennutzen maximieren und gleichzeitig den Klimaschutz unterstützen. 2009 erwirtschaftete das Unternehmen mit rund 560 Mitarbeitern einen Umsatz von 104 Millionen Euro. Hauser exportiert in über 28 europäische Länder; die Exportquote liegt bei 75 Prozent.

Durch die internationalen Ausrichtung und spezifische Organisationsstrukturen, etwa erfolgsbeteiligte Teams und Profitcenter, steigt bei Hauser nicht nur das Geschäftsvolumen laufend, sondern auch der interne Informationsbedarf. Immer mehr Dokumente müssen verwaltet, abgelegt, gesucht, bearbeitet, weitergeleitet und sicher archiviert werden – so auch sämtliche Rechnungen und Belege. „Bisher wurden die Rechnungen in der zentralen Finanzbuchhaltung am Firmensitz in Linz archiviert. Gleichzeitig mussten jedoch auch aufbewahrungspflichtige Dokumente an den Produktionsstandorten sowie bei insgesamt sechs Vertriebsstützpunkten aufbewahrt werden, womit Dubletten und mehrfache Ausfertigungen der Papiere unvermeidbar waren. Zusätzlich ist es notwendig, die Wartungsaufträge und -abrechnungen unseres Servicepartners in Deutschland zu erfassen. Mit der bisherigen, uneinheitlichen Struktur war keine klare und zentrale Verwaltung der Belege möglich. Zudem verursachten die Suche und das zur Verfügung Stellen der Dateien einen erheblichen Zeitaufwand in allen relevanten Bereichen“, beschreibt Reinhard Stadlbauer, Leiter IT & Organisation bei Hauser, die Ausgangslage.

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Aufwand reduzieren, Effizienz steigern

Hauser suchte daher nach einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), das diese zeitaufwändigen Prozesse verkürzt und die Effizienz steigert. Gleichzeitig sollte aber kein zusätzlicher Aufwand in der Bedienung oder Wartung der Lösung entstehen. „Nach einem intensiven Evaluierungsprozess entschieden wir uns schließlich für Standard-Software Infoshare der schweizer Kendox AG und für die österreichische Infoniqa als Partner bei der Umsetzung. Die Lösung bietet einerseits einen hohen Investitionsschutz, denn unser bestehendes Infor ERP-System kann an die DMS-Lösung angebunden werden. Damit lassen sich Dokumente aus Infor jederzeit in das Kendox-Archiv übernehmen. Andererseits ist Infoshare eine moderne, auf .Net-Technologie entwickelte Standardlösung mit einem guten Preis-/Leistungsverhältnis. Darüber hinaus kann man das System und auch das Archiv mit Microsoft Sharepoint Server kombinieren. So ist der Zugriff auf das DMS auch über das Intra- oder Internet möglich“, beschreibt Stadlbauer die Vorteile. „Nicht zuletzt profitieren wir von Infoniqa als regionaler Partner, der hohe Kompetenz und raschen Service bereitstellt.“

Zentrale Dokumentenverwaltung

Nach der Installation der Lösung schulte Infoniqa zuerst die Key User bei Hauser in Workshops. Dabei wurden auch individuelle Vorgaben wie Benutzermasken, Berechtigungen, Protokollierungsmechanismen, Aktenbildung oder Aufbewahrungsfristen der Dokumente festgelegt. Im nächsten Schritt wurden sämtliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungs- und Bankbelege sowie Bestellungen in das Kendox DMS-System migriert. Den rund 65 Usern bei Hauser steht nun ein effizientes Werkzeug zur Verwaltung der Geschäftsprozesse und Dokumente im Rechnungs- und Belegwesen zur Verfügung. Das System automatisiert sämtliche relevante Workflows, beispielsweise Zahlungsvorschlag, Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Belege für die Auftragserfassung und -bestellung, aber auch Finanzamt oder Krankenkasse. Auch die betroffenen Dokumente des Produktionsstandorts in Kaplice und des deutschen Servicepartners können nun zentral gespeichert, bearbeitet und archiviert werden.

Zur Einhaltung der strengen Datenaufbewahrungsauflagen wurden das Kendox-Archiv sowie ein IBM System Storage DR550 an das DMS-System angebunden. Durch diese erweiterte Datenspeichermanagement-Technologie kann eine nicht löschbare und nicht wieder beschreibbare Datenspeicherung ein-gerichtet werden. „Damit liefert das Kendox-System auch eine sichere und Compliance-gemäße Archivierung unserer Daten“, erläutert Stadlbauer.

Mit dem zentralen Zugriff und der einheitlichen Verwaltung sämtlicher Rechungsdokumente und Belege spart Hauser vor allem Zeit und wertvolle Ressourcen. Die DMS-Lösung entlastet alle Mitarbeiter, die relevante Dokumente benötigen, denn Suche, Zugriff, Ablage und auch Bearbeitung laufen schneller und einfacher als bisher ab. Beispielsweise können Rechnungen in Zukunft als signiertes pdf-Dokument verschickt werden. Aber nicht nur in der Zentrale in Linz, sondern auch in den Produktions- und Vertriebstandorten stehen die Belege auf Knopfdruck zur Verfügung, wodurch sämtliche damit verbundenen Prozesse – etwa die Bearbeitung von Produktions- oder Serviceaufträgen – ebenfalls rascher abgewickelt können. Zusätzlich lassen sich auch Ordner und Papier sowie Kopier- und Druckkosten reduzieren. „Das DMS-System bringt neben den Effizienzgewinnen auch einen Wettbewerbsvorteil.

DMS als Wettbewerbsvorteil

Durch kürzere Informationswege und beschleunigte Prozesse haben wir nun mehr Zeit und Ressourcen für die Kunden, können etwa rascher Auskunft zu Aufträgen geben, Bestellungen schneller bearbeiten oder Rechnungsläufe einfacher nachverfolgen“, zieht Stadlbauer Bilanz. „Zukünftig könnte das DMS auch als Workflow-Tool zur Rechnungsfreigabe eingesetzt werden. Außerdem wollen wir die Standorte, vor allem das Produktionswerk in Kaplice und die Standorte in Tschechien noch stärker in das System einbinden“, blickt Stadlbauer voraus. -sg-


Georg Dutzi, Wien

Hauser GmbH, Linz Tel. 0043-732/732305-0, http://www.hauser.com

Kendox AG, Oberriet SG Tel. 0041-71/7637272, http://www.kendox.com

Infoniqa GmbH, A-Thalheim Tel. 0043-7242/9396-3300, http://www.infoniqa.at

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