Datenanalyse

ECM auf bewährter Basis

Sharepoint von Microsoft bietet Unternehmen und Organisationen eine IT-Plattform um Inter- und Intranet-Auftritte zu realisieren, eine dokumenten- und informationszentrierte Zusammenarbeit zu ermöglichen und darüber hinaus Geschäftsprozesse zu automatisieren. Wie sich diese Technologie auch für das Dokumentenmanagement nutzen lässt, zeigt DMS-Spezialist Alos mit einer eigenen Lösung.

Das Einsatzspektrum von Sharepoint als Basistechnik ist weitreichend, als ein vollwertiges, eigenständiges ECM-System kann das Microsoft-Produkt jedoch nicht bezeichnet werden. Sharepoint 2010 bietet mit Managed Metadata, Document IDs, Document Set sowie Records Management und Search Refinements aber die technischen Voraussetzungen für ein Enterprise Content Management (ECM). Ist darüber hinaus eine einheitliche Begriffswelt das Ziel, kann das Auffinden von Dokumenten und Informationen erleichtert und damit die Voraussetzung für ein effektives Wissens-Management geschaffen werden. Allerdings stoßen die Möglichkeiten da an Ihre Grenzen, wo es beispielsweise um die rechtssichere Archivierung geht.

Mit Sharepoint oneECM bietet das Kölner Systemhaus Alos eine modular aufgebaute Lösung mit vollständiger Integration in Microsoft Sharepoint und umfassende ECM-Funktionen auf einer Plattform. Die Lösung nutzt als Kern Dokumentenmanagement, Records Management, Workflow, Collaboration und Suche von Sharepoint und erweitert diese um Funktionen zur Erfassung, Anzeige und Bearbeitung sowie zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten, Daten und E-Mails. Die ECM-Lösung dient dabei als Standardschnittstelle zur Anbindung von Archiv-Dokumenten-Management-Systemen in MS-Office, Sharepoint und Exchange.

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Tiefe Integration

Die Integration in die mehrheitlich bestehende Microsoft-Welt, insbesondere in Exchange und Office, soll starre Prozesse verhindern und zu einer hohen Anwenderakzeptanz führen. Die enge Bindung an Microsoft wird auch durch eine Bedienoberfläche deutlich, die sich von Office nicht unterscheidet. Eine Scanintegration ermöglicht das Erfassen von Papierdokumenten für den elektronischen Verarbeitungsprozess.

Eine wichtige Rolle spielen die Funktionen „Revisionssichere Archivierung“ und „Enterprise Records Management“. Mit der Erweiterung können Daten, Dokumente und E-Mails mit Sharepoint archiviert und Inhalte aus externen Quellen zugänglich gemacht werden. Die gesamte Archivierung wird über die Informationsverwaltungsrichtlinien gesteuert, wobei Ablageort, Prüfung und Art der Archivierung angegeben werden können. Die Suche erfolgt über Metadaten oder Volltext. Dabei ist es irrelevant, ob das Dokument noch auf dem Sharepoint Server liegt oder bereits archiviert ist. Die rechtliche Absicherung der Archivierungsfunktionen sind durch eine Zertifizierung der Archivtechnologie gemäß GDPdU, AO und HGB gewährleistet. -sg-

Alos GmbH, Köln Tel. 02234/4008-0, http://www.alos.de

Microsoft GmbH, Unterschleißheim Tel. 089/3176-0, http://www.microsoft.com/germany

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