Datenanalyse

Durchblick im Dokumentationsdschungel

Kundenorientierung ist bei der Bergischen Kartonagenfabrik Fritz Nießen in Velbert keine Worthülse, sondern gelebter Alltag. Der Verpackungshersteller druckt, stanzt, falzt und klebt mit 110 Mitarbeitern am Standort Velbert nicht nur Faltschachteln aller Art, er übernimmt für seine Kunden auch die Entwicklung und das Prototyping neuer Verpackungen und hält für die Kunden alle relevanten Druckdaten und damit zusammenhängenden Dokumente vor. Unterstützt wird die Kartonagenfabrik dabei von einem Dokumentenmanagement-System.
Abschied vom Papierarchiv: Der Verpackungshersteller Nießen setzt für die Verwaltung seiner Dokumente Docuware ein.

Die Bergische Kartonagenfabrik Fritz Nießen ist innovativ und das beschränkt sich bei weitem nicht auf die eigene Produktpalette und Dienstleistungen. Schon in den späten 90er-Jahren erkannte das Management das Potenzial, das in einem Dokumentenmanagement steckt: Auf Knopfdruck jedes beliebige Dokument in Sekundenbruchteilen zu finden – diese Idee faszinierte die Verantwortlichen. Dass diese Überlegungen in ein konkretes Projekt mündeten, war schließlich nach dem Millennium zwei weiteren Faktoren zu verdanken: „Das Unternehmen erlebte zu jener Zeit eine starke Expansionsphase“, erinnert sich IT-Leiter Oliver Schleicher. „Damit verbunden war ein explosionsartiges Anschwellen von Dokumenten, die unter die zehnjährige Aufbewahrungsfrist fallen. Es war für uns schlicht eine Horrorvorstellung, das alles in Papier archivieren zu müssen.“ Verschärft wurde diese Situation durch die mit der ISO-Zertifizierung einhergehende Dokumentationspflicht. „Das war mit den Hilfskräften, die bis dahin für die Sortierung, Verschlagwortung und Abheftung der Dokumente eingesetzt wurden, nicht mehr zu schaffen“, so Schleicher.

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Also begann man, sich auf dem Markt nach einer geeigneten Lösung umzusehen. Messen wurden besucht, ein Pflichtenheft erstellt und Anbieter zu Präsentationen mit eigens zur Verfügung gestellten Testdaten ins Unternehmen eingeladen. Bei der Auswahl stand das Kriterium „Sicherheit“ an oberster Stelle: „Sicherheit in jeder Hinsicht“, bestätigt Schleicher, „sowohl was die Daten und Dokumente betrifft als auch unsere Investition. Und da kam für uns am Ende nur eines in Frage: Das von Behrens & Schuleit präsentierte Dokumentenmanagement-System Docuware.“ Der Grund: Dieses DMS verwendet keine proprietären Dateiformate für die archivierten Dokumente. Sie bleiben ganz normal auf der Festplatte gespeichert. „Ein klares Plus für das System“, so Schleicher. „Wenn sich einmal die Datenbank verabschieden sollte, lässt sie sich anhand der in den Dokumentenheadern hinterlegten Schlagworte ganz leicht wieder rekonstruieren. Dass unsere Überlegungen in dieser Richtung eine gute Idee waren, hat sich schon bewahrheitet“, schmunzelt der IT-Leiter und ergänzt noch einen weiteren Punkt, der für Docuware sprach: „Es bietet uns die größtmögliche Flexibilität, später gegebenenfalls auf ein anderes System umzusteigen, etwa in dem Fall, dass die Software vom Hersteller nicht mehr gepflegt und unterstützt wird.“

DMS vom Düsseldorfer Dienstleister

Im Jahr 2003 war es dann so weit: Behrens & Schuleit wurde mit der Implementation von Docuware beauftragt. Der Düsseldorfer Dienstleister gehört mit 80 Jahren Erfahrung in der Dokumentenverarbeitung und über 75 Mitarbeitern zu den erfahrensten herstellerunabhängigen Prozessoptimierern im Bereich Dokumentenmanagement. Die Installation und Anpassung von Docuware an die bestehende IT-Umgebung von Nießen ging problemlos vonstatten, ein einwöchiger Testbetrieb schloss sich daran an. Danach wurde das gesamte Unternehmen auf einmal auf die Arbeit mit Docuware umgestellt – etwas, was Oliver Schleicher so nicht noch einmal machen würde: „Wir hatten unterschätzt, dass die Arbeitsweise mit einem DMS völlig anders ist als mit Papier. Es traten Effekte auf, mit denen wir nicht gerechnet hatten und die wir nun alle auf einmal bewältigen mussten.“

Das betraf allerdings weniger das System selbst. Am Anfang gab es lediglich einige Probleme mit den Scannern. Bei Nießen werden Papierdokumente nach der Bearbeitung archiviert. Die Sachbearbeiter wählen selbst die zu archivierenden Dokumente aus. Die in den Abteilungen verteilt aufgestellten kleinen Scanner erbrachten jedoch nicht die erforderliche Kontrast-Qualität. Nach der Umstellung auf einen einzigen leistungsfähigen, zentral aufgestellten Scanner mit automatischer Kontrast-Korrektur waren diese Probleme aber behoben. Auch die Anpassung verlief glatt: E-Mails werden seitdem automatisch und Cold-Daten beispielsweise aus der Finanzbuchhaltung zeitgesteuert nachts archiviert.

Unerwartete Anlaufschwierigkeiten

Nein, was man bei Nießen wirklich unterschätzt hatte, war der Aufwand. Die Sachbearbeiter mussten nun ihre Dokumente selbst verschlagworten. Viele Dokumente wurden ausgedruckt, verschlagwortet und wieder gescannt. Das kostete unerwartet viel Zeit – Zeit, die den Mitarbeitern für ihre eigentliche Arbeit fehlte, was wiederum zu Unzufriedenheit führte. Mit Hilfe von Behrens & Schuleit bekam man die Situation aber schnell in den Griff. Viele Dokumente wie beispielsweise die ISO-Dokumentationen werden heute automatisch verschlagwortet und archiviert mittels einer Texterkennung, die bestimmte Dokumentenbereiche wie etwa ein Adressfeld erkennt und auswertet. Schwieriger war da schon die Motivationsarbeit: „Wir haben noch einmal eine Mitarbeiterschulung von Behrens & Schuleit durchführen lassen. Vieles war ja ganz neu für die Leute“, erinnert sich Schleicher. „Und die täglichen Arbeitsprozesse mussten an das neue System angepasst werden. Je mehr uns das gelang, desto mehr stieg die Akzeptanz unter den Kollegen. Heute arbeiten alle ganz selbstverständlich damit – von den anfänglichen Schwierigkeiten spricht keiner mehr.“

In der Tat hat sich die Bergische Kartonagenfabrik mittlerweile völlig vom Papierarchiv verabschiedet – nur noch ein paar Altakten sind vorhanden, die aber sukzessive nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Archiviert wird so gut wie alles an Dokumenten, was im Unternehmen anfällt: Korrespondenz, E-Mails, Proof-Daten, CAD-Daten, interne Dokumente nach ISO und die Prüfprotokolle der auf den Verpackungen aufgedruckten Barcodes. „Wir haben damit nicht nur eine hohe Verfügbarkeit von Dokumenten für unsere Sachbearbeiter erreicht, sondern erfüllen auch die wachsende Anforderung unserer Kunden nach lückenloser Dokumentation aller Prozesse. Das ist insbesondere für in unserer Branche unabdingbare Zertifizierungen wie die nach FSC (Rohstoffe aus nachhaltig bewirtschafteten Wäldern) und BRC (Hygienemanagement) äußerst wichtig“, erläutert der IT-Leiter. „Docuware ist dafür wie gemacht – wenn einmal ein Audit kommt, haben wir alles sauber da!“

Erheblicher Produktivitätszuwachs

Am meisten profitiert Nießen allerdings von den beschleunigten Abläufen. Oliver Schleicher nennt die lithographische Abteilung seines Unternehmens als Beispiel. Beim Druckbildmanagement und der Druckdatenaufbereitung schaffen die Mitarbeiter heute fünfmal so viel wie vorher in der gleichen Zeit. Die Kommunikation mit den Kunden, etwa wenn es um Korrekturabzüge geht, und mit den Layoutern hat sich deutlich beschleunigt und wird dabei zuverlässig dokumentiert. Der Status jedes Auftrages ist sofort ersichtlich. Schleicher: „Wir können es nicht konkret beziffern, aber der Produktivitätszuwachs im Unternehmen ist erheblich. Hinzu kommt der Zugewinn an Sicherheit“, sagt der IT-Leiter und verweist auf das besondere Feuerrisiko in einer Kartonagenfabrik. Der gesamte Daten- und Dokumentenbestand wird jetzt einmal wöchentlich an zwei verschiedenen Stellen extern gesichert und kann bei Bedarf daraus wiederhergestellt werden.

Dass man bei Nießen in Velbert heute so zufrieden mit dem Dokumentenmanagement und der Archivierung ist, geht zu einem erheblichen Teil auf das Konto der Spezialisten von Behrens & Schuleit, deren Service und Know-how Oliver Schleicher „uneingeschränkt“ weiterempfehlen kann – was sich nicht zuletzt bei der Umstellung auf Docuware 5 im Jahre 2008 bestätigt hat, im Zuge derer die komplette Datenbank innerhalb eines Wochenendes nach MySQL migriert wurde: „Bis jetzt gab es keine Herausforderung, die Behrens & Schuleit nicht bewältigen konnte“, sagt Schleicher und lobt vor allem auch deren Verfügbarkeit: „Wenn man sie braucht, sind sie da!“ -sg-

Nießen GmbH, Velbert Tel. 02051/2003-0, http://www.niessen.de

Behrens & Schuleit GmbH, Düsseldorf Tel. 0211/15758-0, http://www.behrens-schuleit.de

Docuware AG, Germering Tel. 089/894433-0, http://www.docuware.de

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