Datenanalyse

»Das papierlose Büro ist ein gut gepflegter Mythos«

Die Fujitsu Europe Limited, ein führender Hersteller von Dokumentenscannern, hat in PFU Imaging Solutions Europe Limited umfirmiert. Über die Hindergründe, neue Produkte und Trends im Dokumentenmanagement sprach Chefredakteur Stefan Graf mit dem PFU Produktmanager Klaus Schulz.
Die DMS-Lösung Rack2-Filer organisiert Dokumente in einer virtueller Bibliothek.

eDM: Herr Schulz, welche Überlegungen führten zur Umfirmierung von Fujitsu Europe Limited in PFU Imaging Solutions Europe Limited und welche Veränderungen bringt dies mit sich?

Schulz: Das 1960 gegründete Fujitsu Tochterunternehmen PFU Limited ist seit mehr als 20 Jahren innerhalb des Fujitsu Konzerns verantwortlich für Entwicklung, Produktion und Vermarktung der Fujitsu Dokumentenscanner. Mit der nunmehr erfolgten Umbenennung unserer in EMEA tätigen Organisation in PFU Imaging Solutions geht vor allem einher, dass wir uns vollständig auf das Geschäftsfeld Dokumentenscanner und damit verbundene Lösungen konzentrieren können. Durch Bündelung unserer Ressourcen auf dieses Themenfeld können wir erstmalig in unserer Branche weltweite Synergien ausschöpfen.

Jede Umfirmierung und Umstrukturierung ist darauf ausgerichtet Veränderung zu bewirken. In unserem Fall bedingt die Umfirmierung sicherlich die Beschleunigung unseres weiteren Wachstums. Unter Beibehaltung unserer EMEA Zentrale in London und unserer Niederlassungen in München und Mailand gestalten wir unsere Systeme und Prozesse sehr nah am Geschäftsfeld ECM (Enterprise Content Management) unter Berücksichtigung spezifischer nationaler oder regionaler Erfordernisse. Damit entfällt die historische Notwendigkeit, sich system- und prozesstechnisch stärker an unterschiedlichen internen Einflussfaktoren wie beispielsweise anderen Produktgruppen orientieren zu müssen. Wir können unsere Aktivitäten verstärkt an externen Marktfaktoren ausrichten, die das Geschäft mit Dokumentenscannern beeinflussen.

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eDM: Welche Ziele verfolgt PFU?

Schulz: PFU konzentriert sich darauf, das internationale Imaging-Geschäft zu optimieren und den weltweiten Kundenstamm weiter auszubauen. Als jahrzehntelanger Marktführer für professionell genutzte Dokumentenscanner im Unternehmensumfeld bietet PFU mit den Fujitsu Scannern der fi-Serie wie auch mit Produkten der Scan-Snap Familie ideale Lösungsmodule für die produktive Dokumenterfassung und die anschließende verzögerungsfreie Nutzung der darin enthaltenen Information. Diese Informationsbereitstellung mit Hilfe technologisch fortschrittlicher Erfassungshardware und benutzerfreundlicher Softwaremodule zu beschleunigen und zu vereinfachen sind Zielsetzungen, die PFU produktseitig aktiv vorantreibt.

eDM: Wo liegen die Stärken des PFU-Portfolios? Sind Erweiterungen geplant?

Schulz: PFU bietet mit insgesamt 22 Fujitsu Dokumentenscannern das aktuell breiteste und gleichzeitig am tiefsten gestaffelte Produktportfolio am Markt an. Dieses Portfolio teilt sich in zwei Produktfamilien: Scan-Snap und die Fujitsu fi-Serie. Dokumentenscanner der fi-Serie, wie etwa der fi-6130 zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie sich nahtlos in vorhandene DMS- oder ECM-Umgebungen integrieren lassen. Sie werden eingesetzt, um Dokumente am Arbeitsplatz eines einzelnen Sachbearbeiters oder fachkompetenten Mitarbeiters sowohl für Archivierungszwecke als auch zur Beschleunigung von Arbeitsprozessen zu erfassen. Steigt das Erfassungsvolumen, lässt sich die Lösung einfach mit dem nächst leistungsfähigeren Gerät der Fujitsu fi-Serie erweitern. Einmal erlernte Prozesse oder erstellte Erfassungsprofile können beibehalten werden. Die Nutzung der Fujitsu Dokumentenscanner ist innerhalb der jeweiligen Produktfamilie stringent. Mit höheren Leistungsklassen werden dann innerhalb des gleichbleibenden Bedienkonzepts auch einzelne zusätzliche Funktionalitäten verfügbar. Das beste Bedienkonzept und die besten Anwendungspakete nutzen jedoch wenig, wenn die Erfassungshardware nicht optimal funktioniert.

eDM: Das bedeutet, dass die Geräte weiterhin aus demselben Haus kommen? Wie ging diese Entwicklung vonstatten?

Schulz: Die Fujitsu Dokumentenscanner sind seit über 20 Jahren die weltweit am häufigsten eingesetzten Dokumentenscanner. PFU begründete mit dem Fujitsu fi-6130 und seinen Vorgängergenerationen als Markt- und Technologieführer das Desktop Workgroup Segment, also jene Leistungsklasse von Dokumentenscannern die auf einer Stellfläche von einem DIN A4 großen Dokument direkt am Arbeitsplatz des einzelnen Mitarbeiters einige hundert bis mehrere tausend Dokumente pro Tag erfassen können. Die Mehrheit aller Dokumentenscanner sind heute Vertreter dieser Leistungsklasse und PFU verfügt mit der Fujitsu fi-Serie über die größte installierte Basis.

Vergleichbar hat PFU mit der Scan-Snap Serie erfolgreich eine neue Produktfamilie etabliert, die als vollständige Erfassungslö- sung aus Dokumentenscanner und Softwareanwendungen den einzelnen Mitarbeiter im Büroumfeld oder zu Hause darin unterstützt, seine persönlichen Dokumente zu organisieren.

Scan-Snap Produktlösungen funktionieren mit einem einzigen Knopfdruck.

eDM: Welche Neuigkeiten sind von PFU in 2010 zu erwarten?

Schulz: Gerade aktuell in der Einführung befindet sich der fi-6800, an dem das Konzept der Verknüpfung technologischer und anwendungsbezogener Innovationen besonders deutlich wird. Der Dokumentenscanner erfasst mit Geschwindigkeiten von bis zu 130 Seiten / 260 Bildern pro Minute täglich zwischen 20.000 und 60.000 Dokumente. Neben herausragenden technischen Leistungsmerkmalen dieses Gerätes ist vor allem bemerkenswert, dass die Erfassung von Dokumenten entsprechend der tatsächlichen Erfordernisse und Präferenzen im Einsatzumfeld definiert und vollständig vom Dokumentenscanner ausgelöst und gesteuert werden kann. Neben der Beschleunigung von Erfassungsprozessen lassen sich diese deutlich bequemer und ergonomischer gestalten. Darüber hinaus sind weitere Neuerungen geplant.

eDM: Welche neuen Trends zeichnen sich bei Dokumentenscannern beziehungsweise dem Dokumentenmanagement ab?

Schulz: Ein Trend lautet »Dezentral vs. Zentral«: Die vergangenen Jahre waren geprägt durch mehrfache Schwerpunktverschiebungen zwischen den Paradigmen Zentralerfassung aller Dokumente und dezentrale Erfassung von Dokumenten mit deren Eintritt in das Unternehmensumfeld. Künftig werden wir zunehmend gemischte Erfassungskonzepte sehen, bei denen Dokumente sowohl dezentral als auch zentral erfasst werden. Die Herausforderung besteht darin, einheitliche Erfassungsqualität zu sichern, um die Güte der sich an den Erfassungsschritt anschließenden Prozesse gleichbleibend zu sichern. Dabei bezeichnet der Qualitätsbegriff nicht nur die Qualität des Dokumentabbilds, sondern bezieht sich maßgeblich auch auf die effiziente Gestaltung des Scannens mit unterschiedlichen Geräten an unterschiedlichen Orten.

Einen weiteren Trend könnte man mit »Direktanschluss vs. Netzwerkscannen« umschreiben: Bis dato werden Dokumente regelmäßig mit dediziert installierten Dokumentenscannern erfasst, die direkt am Arbeitsplatz des einzelnen Sachbearbeiters betrieben werden. Ähnlich werden zentral eingesetzte hochvolumige Dokumentenscanner an dedizierten Erfassungsstationen betrieben. Für die dezentrale Erfassung bieten sich verstärkt aber auch Netzwerkscanner an, die speziell für die Zuführung von Dokumenten zu produktiven ECM-Lösungen optimiert sind. Im Zusammenhang mit dem unternehmensweiten Dokumentenmanagement ist das maßgebliche Kriterium für eine Entscheidung zwischen direkt angeschlossenem Einzelplatzscanner und Netzwerkscanner die Häufigkeit und die Regelmäßigkeit, mit der ein einzelner Mitarbeiter täglich oder wöchentlich Dokumente erfassen soll. Bei regelmäßigem Erfassungsbedarf von drei bis fünf Dokumenten sind Arbeitsplatzscanner bereits sinnvoll.

Andererseits ermöglichen Netzwerkscanner grundsätzlich jedem Mitarbeiter, dem eigenen ECM Dokumente ad hoc zuzuführen, ohne dass dafür größerer Schulungsaufwand erforderlich werden würde.

eDM: Wie ist Ihre Markteinschätzung für 2010?

Schulz: Dokumentenmanagement birgt grundsätzlich Potenziale, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu reduzieren und Gewinne aus der besseren Nutzbarkeit von Information im Unternehmensprozess zu schöpfen. Das gilt auch und gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten. Viele Unternehmen bewerten derzeit erstmals die Einführung begrenzter DMS- und ECM-Systeme oder befassen sich mit der Migration von Insellösungen aus dedizierten Fachbereichen hin zu unternehmensweiten Informationssystemen. Als Hersteller von Dokumentenscannern, die dazu beitragen einen erheblichen Teil der für Unternehmen relevanten Information aus einem analogen – papierbasierten – Aggregatszustand zu überführen in einen digitalen, profitieren wir sehr frühzeitig von Verbesserungen der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Insofern blicken wir optimistisch auf die Herausforderungen des Jahres 2010.

eDM: Sieht sich PFU ausschließlich als Hardware-Lieferant oder werden in der Zukunft darüber hinaus Leistungen beziehungsweise Lösungen angeboten?

Schulz: PFU ist vorrangig Hersteller von Erfassungshardware. Dabei umfasst der Begriff »Erfassung« heute deutlich mehr als noch vor fünf Jahren. In der Vergangenheit sorgten wir dafür, dass innerhalb kurzer Zeit eine Vielzahl von Dokumenten digital als statische Abbildungen ihrer Papieroriginale erzeugt wurden. Dies ist ein rein technisch-fotografischer Vorgang. Heute befasst sich PFU neben der Beschleunigung und Optimierung dieser technischen Vorgänge vor allem auch damit, wie die Information, die auf Papierdokumenten vorgehalten wird, schneller und zuverlässiger nachfolgenden Produktivsystemen oder Produktivprozessen zugeführt werden kann. Diese Folgesysteme sind Archive, DMS, ECM, Portale oder Repositories von Drittanbietern, mit denen wir immer enger zusammenarbeiten um vielfältigste Lösungen zu ermöglichen.

Wir stellen für die Dokumentenscanner der fi-Serie außerdem sowohl Twain- als auch Isis-Treiber bereit. Zudem befindet sich im Lieferumfang der meisten fi-Serie Geräte eine Lizenz für VRS Professional, mittels dessen erweiterte Bildverbesserungsprozesse automatisiert werden können. Die Ansteuerung der Dokumentenscanner der fi-Serie erfolgt entweder aus den Softwarelösungen der Drittanbieter heraus, verstärkt aber auch durch eine im Lieferumfang der fi-Serie enthaltene vollwertige Erfassungssoftware.

Im Bereich der Produkte der Scan-Snap Familie bieten wir auch Gesamtlösungen für die Dokumentorganisation an. Jüngstes Beispiel ist die Software Rack2-Filer, mit der es möglich ist Dokumente unabhängig von deren Ursprungsort (Verzeichnis), Aggregatszustand (Papier oder digital) und Ursprungssystem (Verzeichnissystem oder DMS) organisatorisch in virtuellen Aktenordnern wie in tatsächlichen Aktenschränken zusammenzuführen und zu nutzen.

eDM: Seit vielen Jahren wird von papierlosen Büros gesprochen. Wie sieht Ihrer Einschätzung nach die Realität aus? Wie ist der Stand in Bezug auf DMS?

Schulz: (lacht) Das papierlose Büro ist ein Mythos, der viele Jahrzehnte gepflegt wurde. Seit etwas mehr als zehn Jahren wird eher das papierarme Büro propagiert. Tatsache ist, dass der Papierverbrauch in Industrienationen kontinuierlich steigt, das gilt insbesondere auch für so genannte grafische Papiere wie sie im Bürosektor eingesetzt werden.

Wir müssen davon ausgehen, dass heute noch immer ein maßgeblicher Anteil an Information im Unternehmensumfeld auf Papier basiert, kursiert oder auf diesem Medium annotiert wird. Deshalb wird im Zusammenhang mit den Themen DMS und ECM deutlich, dass eine Zuführung des Papiers zum Informationssystem zwingend erforderlich ist. Gelingt es nicht, die auf Papier verhaftete Information auf Elektronengeschwindigkeit zu beschleunigen, fehlt dieser maßgebliche Teil unternehmensrelevanter Information im Unternehmenssystem. Die Akzeptanz solcher Systeme und deren Nutzungsintensität – und damit aber auch der Wert des Systems und der Information an sich – korrelieren aber mit der Güte und Vollständigkeit des Gesamtsystems.

eDM: Bei Projekten steht der ROI mehr denn je im Mittelpunkt. Inwiefern lässt sich eine solche Rechnung für Dokumentenmanagement-Lösungen aufmachen?

Schulz: Spezielle Projekte im Dokumentenmanagement-Umfeld sollen häufig einzelne Prozesse befähigen oder beschleunigen, beispielsweise im Bereich der Eingangsrechnungsbearbeitung. Hier ist es relativ einfach eine Vergleichskalkulation zu erstellen, unter Berücksichtigung von Bearbeitungszeit, Informationskosten, Suchkosten, Wegekosten und nicht zuletzt statistische Auswertungen über gezogene Skonti. Je nach Ausprägung amortisieren sich die Projektkosten für solche Anwendungen meist innerhalb des ersten Jahres nach Einführung.

Zunehmend geht es aber nicht mehr nur um die Beschleunigung von isolierten Produktivprozessen, sondern um die mehrfache Nutzung von Information über längere Zeiträume durch mehrere Mitarbeiter oder gemeinsam durch ganze Gruppen. Dabei ergänzen Portalsysteme wie Microsoft Sharepoint die klassischen DMS und ECM-Systeme durch Bereitstellung einer relativ einfachen, in jedem Fall aber zunächst einfach verfügbaren Plattform, über die erstmals die unternehmensweite oder auch übergreifende Nutzung von Information möglich und praktisch umgesetzt wird. Allerdings gilt auch hier: Ein ECM- und Portalsystem bedarf der Fähigkeit, auf Papier basierende Information zu integrieren. Das ermöglichen wir mit allen Scannern der fi-Serie und der Scan-Snap Familie, denn allen Modellen liegt ein Knowledgelake Connector für Microsoft Sharepoint bei, der das gescannte Dokument zusammen mit Metadaten in Sharepoint Bibliotheken überträgt. -sg-

PFU Imaging Solutions GmbH, München Tel. 089/32378-0, http://www.fdg.fujitsu.com

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