Datenanalyse

Digitalisierungsoffensive in der Klinik

Universitätsklinikum des Saarlandes setzt zur Dokumentenverwaltung auf ECM-System
Für patientenbezogene Dokumente bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren, daher muss eine revisionssichere Archivierung durch das ECM-System gewährleistet sein.
Immer mehr Papierdokumente und damit verbundene stetig steigende Kosten führen in Krankenhäusern zu dem Entschluss, zukünftig weitgehend auf Papier zu verzichten und dafür in entsprechende IT-Systeme zu investieren. Das Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) hat sich hierzu für ein Enterprise Content Management System (ECM) entschieden, das sowohl das Dokumentenmanagement als auch die Archivierung unterstützt. Im Medizin- und Verwaltungsbereich lassen sich mit diesem System die behandlungs- und abrechnungsrelevanten Prozesse papierarm dokumentieren und steuern.

Das Universitätsklinikum in der saarländischen Kreisstadt Homburg hat die Dimensionen einer Kleinstadt: Über 5.000 Mitarbeiter sorgen für die jährlich rund 53.000 stationären und 206.000 ambulanten Patienten, für die rund 1.300 Betten bereitstehen. 2.000 Studierende sind an der hier ansässigen Medizinischen Fakultät in Human- und Zahnmedizin, Molekularbiologie und Bioinformatik immatrikuliert. Es stehen fast 700 Ausbildungsplätze für Gesundheitsfach- und Handwerksberufe zur Verfügung. Damit ist das UKS einer der größten Arbeitgeber der Region. Es verfügt über 30 Fachkliniken und 20 Institute, die sich auf fast 100 Gebäude verteilen. Von A wie Augenklinik bis Z wie Zahnklinik sind in Homburg alle großen medizinischen Fachrichtungen vertreten.

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Eine solche Universitätsklinik will gut organisiert sein: Für die Informationstechnik (IT) sorgt das Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (ZIK), eine zentrale Dienstleistungseinrichtung für die Konzeption, die Organisation und den Betrieb der IT-Systeme und der Netzwerke im Klinikum. Ein Arbeitsschwerpunkt des ZIK ist die Einführung und laufende Betreuung von klinischen IT-Systemen und deren Verknüpfung zu einem umfassenden Gesamtsystem. 1996 wurde damit begonnen, auf Basis von SAP IS-H/i.s.h.med als zentrale Komponente mit Anbindung von Subsystemen ein klinikweites Informationssystem (Krankenhausinformationssystem, KIS) aufzubauen, das alle Anforderungen im medizinischen Bereich inklusive Patientenverwaltung und Abrechnung abdeckt. Im administrativen Bereich werden Standard-SAP R/3-Module wie etwa FI (Finanzbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung), CO (Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling), MM (Materialwirtschaft) und HR (Personalwesen und Personalabrechnung) eingesetzt.

Hohe Anforderungen

Sowohl im Verwaltungs- als auch im klinischen Bereich bestimmen große Aktenschränke beziehungsweise zentrale Archivräume das Bild. Obwohl viele Dokumente digital erzeugt werden, erfolgten ein Ausdruck und eine papiergebundene Archivierung. In vielen Fällen liegt es daran, dass Unterlagen wie Verträge in der Personalabteilung, Einverständniserklärungen des Patienten und Arztbriefe unterschrieben werden müssen. Für die Archivakten der Patienten wird eine Ausleihfunktion innerhalb des KIS verwendet.

„Die Einführung eines Enterprise Content Management Systems war Teil des klinikweiten Gesamtkonzeptes. Ziel dieses Projektes war es, eine einheitliche Plattform für Dokumentenmanagement und -archivierung für das gesamte Universitätsklinikum des Saarlandes mit Integration in das vorhandene ERP-System SAP und das Klinikinformationssystem (KIS) IS-H/i.s.h.med zu schaffen“, sagt Dr. Holger Carstensen, stellvertretender Leiter des ZIK und Projektkoordinator. Neben den Kliniken und medizinischen Instituten sind auch alle Bereiche der Verwaltung in das Projekt involviert. Das ECM-System wird die Anforderungen einer revisionssicheren Langzeitarchivierung und die Integration einer qualifizierten digitalen Signatur inklusive Zeitstempel erfüllen. Im Verwaltungsbereich liegt der Einsatz des Systems in der digitalen Personalakte, der automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung sowie in weiteren digitalen Archiven (Vertragsmanagement, Kreditoren-/Debitorenakte, Bauakte, etc.). Im klinischen Bereich wird mit dem ECM-System die digitale Patienten- und Fallakte umgesetzt. Weitere Anforderungen sind die Office- und E-Mail-Ablage.

Integration erwünscht

Das große Ziel ist, eine zentrale und rechtssichere Speicherung aller Dokumente zu ermöglichen. In den Kliniken wird hiermit eine papierarme Dokumentation der behandlungs- und abrechnungsrelevanten Unterlagen erreicht, wobei durch eine frühe Digitalisierung (etwa der vom Patienten mitgebrachten Unterlagen) ein vollständiger digitaler Zugriff auf alle Unterlagen gegeben ist. Mit Ende des Projekts sollen ein nahezu papierloses Arbeiten in allen Anwendungsbereichen möglich sein und somit Abläufe vereinfacht und optimiert werden.

„Als wichtigste Anforderung an ein ECM-System von Seiten der Patientenakte galt die Integration in das bestehende Krankenhausinformationssystem“, sagt Dr. Carstensen. Ohne zusätzliche manuelle Benutzerverwaltung werden alle statischen Berechtigungs- und Rollenkonzepte vom führenden KIS IS-H/i.s.h.med übernommen. Schnittstellen sorgen für stets aktuelle Patienten-, Fall und Bewegungsdaten. Somit dient das ECM-System auch als Ausfallsystem für das KIS.

Da für patientenbezogene Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 30 Jahren bestehen, muss eine revisionssichere Archivierung durch das ECM-System gewährleistet sein. Hierfür besteht neben der Konvertierung der Dokumente in ein Archivformat (beispielsweise PDF/A) und der Migrationsfähigkeit des Systems auch die Möglichkeit der qualifizierten elektronischen Signatur.

Auf Partnersuche

Für die Beschaffung des ECM-Systems wurde eine europaweite Ausschreibung durchgeführt. Die Gesamtbewertung erfolgte nach der erweiterten Richtwertmethode nach UfAB V (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen). Der Anbieter dvelop mit der Lösung d3 erhielt als wirtschaftlichstes Angebot den Zuschlag. „Das Angebot hat uns überzeugt, da es neben den Standardanforderungen in den Bereichen Personalakte, Rechnungseingangsbearbeitung und Office-Verwaltung auch die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikum abdecken kann. Hierzu gehört neben der Integration in das KIS auch die klare Struktur und die Bedienungsfreundlichkeit“, erklärt Dr. Carstensen.

Das Projekt startete mit der Abbildung der digitalen Patientenakte mit Hilfe des ECM-Systems in der Kombiklinik für HNO, Urologie und Kinderurologie, danach wird der Roll-out über alle Kliniken des UKS stattfinden. Nächster Schritt ist die Automatisierung der Rechnungseingangsbearbeitung, was hohe Anforderungen im Bereich von Workflows an das System stellt. Die Abbildung von Vertragsmanagement und Qualitätsmanagement ist ebenso wie die Archivierung von Bauakten, Kreditoren-/ Debitorenakten und weiteren Akten zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen.

In allen Bereichen, in der Verwaltung und in den Kliniken und Instituten, sind neben der Archivierung von (MS-) Office-Dokumenten auch eine E-Mail-Integration und eine E-Mail-Archivierung geplant.

Elektronische Patientenakte

Trotz des relativ hohen Digitalisierungsgrades werden die über 53.000 stationären und 206.000 ambulanten Fallakten pro Jahr primär als Papierakten geführt. Im Jahr 2007 wurde sukzessive mit der Einführung der Digitalisierung der stationären Akten nach Behandlungsende begonnen. Hierzu werden alle Dokumente einer Fallakte bereits während des stationären Aufenthaltes des Patienten in zehn Register einsortiert und nach der Entlassung von einem externen Dienstleister eingescannt. Anschließend wird die Archivakte im KIS innerhalb der elektronischen Patientenakte zur Verfügung gestellt. Es handelt sich dabei um ein Dokument im pdf-Format, das in die oben genannten zehn Register unterteilt ist. Ambulante Akten werden zurzeit nicht digitalisiert.

Digitale Personalakte

Es gibt derzeit rund 8.000 Akten. Es herrscht keine einheitliche Struktur beziehungsweise Registeranordnung innerhalb der Personalakten, sondern eine überwiegend chronologische Anordnung. Folgende Dokumente sind hierin zu finden: Bewerbungsunterlagen, Einstellungsunterlagen (Arbeitspapiere, Zeugnisse et cetera), Arbeitsverträge, Kassenakte, Festsetzungen sowie allgemeiner Schriftverkehr. Neben den reinen Papierdokumenten fallen auch digitale Dokumente, beispielsweise in Form von Bewerbungsunterlagen bei Stellenausschreibungen, per E-Mail an. Ferner werden an jedem Arbeitsplatz Word beziehungsweise Excel-Dokumente erstellt, die ausgedruckt und teilweise zur Personalakte genommen werden. Durch die lokale Speicherung stehen die Daten nicht allen Berechtigten zur Verfügung.

Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung

Die rund 60.000 pro Jahr eingehenden Rechnungen werden derzeit in verschiedenen Bereichen des Klinikums gebucht. Der Rechnungseingang erfolgt in Papierform, zentral in der Poststelle und wird von dort in die verschiedenen Einrichtungen verteilt und den einzelnen Sachbearbeitern zugeteilt. Für den größten Teil der Rechnungen besteht ein Bestellbezug, so dass die Verbuchung im SAP-Modul MM erfolgt.

Stefan Graf

Universitätsklinikum des Saarlandes, 66421 Homburg, Tel. 06841/16-0, http://www.uniklinikum-saarland.de/zik

Dvelop AG, Gescher, Tel. 02542/9307-0, http://www.d-velop.de

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