Datenanalyse

Gut verbunden

Die Unternehmen stehen mehr denn je unter großem Kostendruck und müssen ihre Geschäftsprozesse so schlank und effizient wie möglich gestalten. Parallel hierzu steigen die Anforderungen der Kunden. Die Geschäftsprozesse müssen daher auch häufig an den wechselnden Einflüssen der Märkte ausgerichtet werden. Gefragt ist vor allem genügend Flexibilität, um schnell reagieren zu können. Die kosteneffizientere Gestaltung einzelner Geschäftsprozesse durch einen hohen Automatisierungsgrad ist daher mitentscheidend für den Unternehmenserfolg. Ein Ansatz hierfür ist die Verzahnung der ERP-Welt mit der ECM (Enterprise Content Management)-Landschaft, um so die Abläufe zu beschleunigen und Medienbrüche zu vermeiden.
Der serviceorientierte Ansatz von Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen ermöglicht eine ganzheitliche Strategie zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Auch in der IT-Landschaft haben sich die Zeiten geändert. Früher waren die IT-Infrastrukturen für schnelle Anpassungen und Änderungen von Geschäftsprozessen kaum geeignet. Die IT wurde mehr als Werkzeug gesehen, das einer definierten Anforderung Rechnung zu tragen hatte. Unterschiedliche Applikationen und Systemkomponenten ließen sich – wenn überhaupt – nur mit sehr viel Aufwand miteinander verbinden. So hat neben der Applikationsvielfalt insbesondere die Erstellung individueller Schnittstellen dazu geführt, dass der Komplexitätsgrad der IT-Infrastruktur erheblich zugenommen hat. Ganz zu schweigen von dem damit verbundenen Pflegeaufwand. Schnittstellen entstehen oftmals im Laufe eines Projektes und führen in der Praxis aufgrund mangelnder Qualität nicht selten zu unliebsamen Störungen. Das ist heute anders. Die Softwaretechnologie ist mit den neuen Marktanforderungen der Kunden gewachsen.

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Enormes Potenzial:Rechnungseingangs- bearbeitung

So haben viele Unternehmen einen Großteil ihrer Geschäftsvorgänge zwar bereits weitgehend digitalisiert, dennoch sind die Optimierungspotentiale bei weitem nicht ausgeschöpft. Der Grund sind isolierte Prozessketten. Der manuelle Anteil, der durch Medienbrüche und die Verarbeitung des papierbasierten Beleggutes entsteht, ist nach wie vor erheblich und führt zu hohen Erfassungskosten sowie Fehlerfrequenzen. Daher ist es unerlässlich, den Lebenszyklus von Dokumenten innerhalb der Geschäftsprozesse transparent und ganzheitlich abzubilden. Der serviceorientierte Ansatz von Enterprise-Content-Management (ECM)-Lösungen ermöglicht hier die Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie zur Optimierung der Geschäftsprozesse.

Bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen, die zumeist noch manuell erfolgt, gibt es beispielsweise noch reichlich Optimierungspotential. Denn papiergebundene Belege werden von Hand sortiert, mit Buchungsfahnen oder Stempeln versehen, abschließend manuell im ERP-System erfasst und verbucht. Hoher Zeitaufwand, erhöhte Fehleranfälligkeit und nicht unerhebliche Mehrkosten in der Abwicklung sind die Folgen.

Abhilfe schaffen zum ECM-Spektrum gehörende Klassifizierungsmodule. Diese ermöglichen die schnelle Erfassung und automatisierte Verarbeitung des Beleggutes, insbesondere der Eingangsrechnungen. Bereits ab einem Volumen von 50 Rechnungen pro Tag spart der Einsatz eines Klassifizierungsmoduls wie des Elo Docxtractors II aus dem Hause Elo Digital Office, im Vergleich zur manuellen Belegverarbeitung, gut und gerne 60 bis 70 Prozent an Zeit. Bei einer durchschnittlichen Dauer von 15 Minuten für die manuelle Verarbeitung entspricht dies der durchschnittlichen Monatsarbeitzeit eines Mitarbeiters. Intelligente Klassifizierungssysteme ermöglichen zudem eine vollständige und automatisierte Rechnungsverarbeitung und bilden damit eine sinnvolle Ergänzung zur ERP-Welt. Direkt nach dem Einscannen werden die Dokumente samt ihrer Inhaltsdaten komplett in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse übernommen. Alle für die ERP-Buchung relevanten Informationen wie Bestell- und Rechnungsnummer, Bankverbindung sowie Zahlungskonditionen werden dafür voll automatisch extrahiert. Anschließend gleicht das System die ausgelesenen Belegdaten mit den vorhandenen Kreditorenstammdaten aus dem ERP-System ab, prüft sie gegen die Vertrags- und Bestellsysteme und bereitet die Rechnungsbelege für die Zahlung vor.

Fehler werden dank der systemgeführten Plausibilitätskontrollen weitgehend vermieden, Doppelsendungen erkannt und vom System aussortiert. Gibt es bei der Klassifizierung Unsicherheiten, erhält der Anwender vom System den Hinweis, dass der jeweilige Beleg nochmals manuell zu überprüfen ist. Dabei lernt das Klassifizierungs-System selbstständig und ist das nächste Mal in der Lage, einen ähnlichen Fall eigenständig zu verarbeiten.

Integration in verschiedene Applikationswelten

Zur Modellierung von Geschäftsabläufen gibt es seit langem Workflow- und Business-Process-Management-Systeme. Nachteil war bisher die mehr oder weniger starre Verwaltung der Funktionalitäten, die nur selten ohne erhebliche Zusatzprogrammierung auskam. Welche Daten werden in welcher Form und an welcher Stelle benötigt? Nach welchen Regeln erfolgen Plausibilitätskontrollen und Bearbeitungsroutinen? Die Antworten dazu gibt die Geschäftslogik. Sie ist das wichtige Merkmal, das einen Prozess erst zum Leben erweckt. Die Applikationslogik umschreibt dagegen den technischen Vorgang des Austausches zwischen zwei Systemen.

Ohne entsprechende Basis und intelligente Komponenten ist an dieser Stelle immer Programmieren angesagt. Eine zukunftsweisende Ergänzung stellt hier zum Beispiel der Elo Business Logic Provider (BLP) dar, der insbesondere die Geschäftslogik in Branchen-Vorlagen modelliert. Dabei trennt er Applikations- und Geschäftslogik voneinander. In Templates (Vorlagen) lässt sich das Zusammenspiel einzelner Applikationen konfigurieren, wobei die Zuordnung von Datenbanktabellen und Funktionslogik wesentlich vereinfacht wird.

Gerade im ERP-Umfeld – ob auf Basis von SAP, Navision oder Microsoft Dynamics AX (ehemals Axapta) – eröffnet dies eine Vielzahl wegweisender Möglichkeiten. So lassen sich zum Beispiel Briefe mit im Archiv gespeicherten Textbausteinen automatisch erzeugen. Sie werden mit Daten aus dem ERP-System gefüllt und nach dem Versand in der zugehörigen Kundenakte gespeichert. Dabei speichert der BLP die Verarbeitungslogik an sich in Business Templates. Die Folge: eine raschere Umsetzung. Insbesondere wenn auf bereits vorhandene Muster-Branchen-Templates zugegriffen werden kann, die sich über das leistungsfähige Design-Tool zügig auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden lassen.

Abteilungsübergreifende Workflows

Medienbrüche entstehen häufig dadurch, dass im Bearbeitungsprozess Freigaben oder Buchungsinformationen benötigt werden. Hier kommen die Vorteile eines ECM-Workflows zum Tragen, der den Belegprozess systemunabhängig abbildet. Der Mitarbeiter kann die Belege selbst entweder Browser basiert oder direkt aus MS Outlook beziehungsweise Lotus Notes heraus prüfen und freigeben. Außerdem kann er wichtige Buchungsinformationen ergänzen, ohne dass ein ERP-Client vorhanden sein muss. Dies spart Lizenzkosten und reduziert den Komplexitätsgrad erheblich. Darüber hinaus übergibt beispielsweise der im Standard integrierte Workflow beim Elo ECM-System alle gesammelten Buchungsinformationen an das ERP-System und führt bei Bedarf auch eine Dunkelverbuchung gegen vorhandene Bestelldaten aus. Abhängig von den internen Prozessen führt das Workflow-System die Rechnung inklusive aller dazugehörigen Belege zur Freigabe den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen zu. Die Überwachung und Einhaltung der Fristen steht beim Prozessablauf im Vordergrund. Sollte es beispielsweise durch Krankheit des Sachbearbeiters zu einem Bearbeitungsverzug kommen, wird automatisch ein Stellvertreter informiert und eingebunden. Ob nahtlose Verbindung zwischen ERP und ECM, Klassifizierung oder Workflow: Alle auf Automatisierung basierenden Prozesse führen zu einer erheblichen Entlastung der Mitarbeiter und damit zu Kosten- und Zeiteinsparungen auf Unternehmensseite. Darüber hinaus sorgen die Systeme für eine hohe Transparenz und die Einhaltung gesetzlicher Regularien vor allem bei der Archivierung der Belege. -sg-

Elo Digital Office, Stuttgart Tel. 0711/806089-0, http://www.elo.com

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