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Anbieter von Inspektionsgeräten setzt auf technische Dokumentation mit docuglobe
Aufgrund der kontinuierlich wachsenden Produktpalette suchte Rosen Möglichkeiten, die produktbegleitenden Dokumentationen effizienter zu erstellen.
Die Rosen Gruppe ist ein international operierendes Unternehmen und setzt in über 100 Ländern High-tech-Inspektionsgeräte zur Untersuchung von technischen Anlagen in der Öl- und Gasindustrie ein. Als Markt- und Technologieführer hat sich das rasant wachsende Unternehmen eine Spitzenposition in der Branche gesichert. Die technische Dokumentation für die hochkomplexen Anlagen und Geräte erstellt das Unternehmen am Standort Lingen seit einiger Zeit erfolgreich und effizient mit Hilfe der Redaktionsumgebung docuglobe der gds AG.

Die Rosen Gruppe ist ein heterogen strukturiertes Unternehmen, was sich auch in der Generierung der technischen Dokumentation niederschlägt: Eine zentrale Technische Redaktion gibt und gab es dort nicht, stattdessen sind die Aufgaben der technischen Redaktion auf die verschiedenen Abteilungen verteilt. Dort erstellen Fachleute zum Teil in Vollzeit, zum Teil projektbezogen die jeweils benötigten Unterlagen, meist in englischer Sprache: Gebrauchsanweisungen, allgemeine Wartungshandbücher und Schulungsunterlagen. „Dabei arbeitete jeder für sich, ohne Synergieeffekte zu nutzen“, erklärt Stefan Margies, Technical Product Support bei Rosen, die bisherige Vorgehensweise. „Das bedeutete häufige Redundanzen, mangelnde sprachliche Konsistenz und unnötig großer Zeitaufwand.“ Lediglich die Teilebenennung aus dem SAP-System bei Rosen sorgte für eine partielle terminologische Konsistenz in den Texten.

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Zusammen mit den steigenden Anforderungen an die technische Dokumentation, die sich aus dem Unternehmenswachstum ergaben, bedeutete das für Rosen Handlungsbedarf. Gesucht wurde in der Folge ein Redaktionssystem, das die vorhandene Arbeitsweise unterstützen und mit dem die Mitarbeiter die Dokumentationen effizienter und rascher erstellen könnten. Nach ausgiebiger Marktsondierung und einigen Produkttests fiel die Entscheidung schließlich auf docuglobe von gds. Ausschlaggebend waren hier die außerordentliche Bedienerfreundlichkeit, die sich unter anderem durch den Word-Editor und die starke Orientierung an der MS Office-Oberfläche ergibt, sowie die vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten. Weiterhin punktete das System mit der Fähigkeit, Abläufe abzubilden und Synergieeffekte zu nutzen, obwohl bei Rosen kein Überbau einer zentralen Technischen Redaktion vorhanden ist. „Der minimale Schulungsaufwand aufgrund der extrem leicht erlernbaren Bedienung war für uns ein besonders wichtiger Faktor. Bei den ständig neu zu uns stoßenden Mitarbeitern bedeutet es eine enorme Erleichterung, wenn wir diese auch umgehend an das Redaktionssystem heranführen können, ohne jedes mal umfassende Schulungen durchführen zu müssen“, erklärt Stefan Margies, der bei Rosen für die Erstellung der Schulungsunterlagen verantwortlich ist.

Von der Gebrauchsanweisung …

Der Entscheidung für docuglobe folgte eine kurze Einführungsphase, denn die Implementierung in die vorhandene IT-Landschaft verlief schnell und unproblematisch. Zunächst sollte die Software im Bereich „Zusammenbau und Wartung“ zum Einsatz kommen, wo hauptsächlich Gebrauchsanweisungen erstellt werden. Von den zwei Tagen Schulung entfiel einer auf die Einführung in die neue Version von MS Office. „Durch die intuitive Bedienbarkeit war die Akzeptanz bei den Mitarbeitern quasi umgehend da“, erinnert sich Stefan Margies.

In Lingen arbeitet inzwischen neben dem Bereich „Zusammenbau und Wartung“ eine zweite Hauptfachabteilung „Technical Product Support“ seit über einem Jahr erfolgreich mit dem System. Im Bereich Zusammenbau und Wartung werden die Dokumentationen für die hochkomplexen und sicherheitstechnisch sensiblen Produkte neu erstellt oder angepasst, also das klassische Nutzerhandbuch und die Betriebsanleitung für die Lebensphasen Transport, Lagerung, Betrieb, Reparatur.

… bis zur Betriebsanleitung

Der Bereich „Technical Product Support“ liefert Schulungsunterlagen, allgemeine Wartungshandbücher und Verfahrensanweisungen. Erfahrungen, die sich aus Problemlösungen ergeben, werden ad hoc in die Unterlagen eingepflegt oder bei Bedarf neu erstellt. Hier profitiert Rosen enorm von den synergetischen Effekten durch docuglobe, denn Teile aus der Gebrauchsanweisung lassen sich beispielsweise in die Schulungsunterlagen übernehmen und umgekehrt. Oft muss nur ein Einführungsteil neu geschrieben werden, während für die weiteren Abschnitte auf vorhandene Module zurückgegriffen werden kann. „Vor der Einführung von docuglobe war ein solch effizientes Arbeiten gar nicht möglich. Stattdessen agierte jeder als Einzelkämpfer, so dass Recherchen unter Umständen doppelt durchgeführt wurden“, blickt Margies zurück.

Derzeit nutzen sieben Mitarbeiter mehr oder weniger in Vollzeit die docuglobe Redaktionsumgebung, etwa 25 weitere greifen projektbezogen auf das System zu. Den Informationsmodule-Pool von docuglobe hat das Unternehmen quasi während der Arbeit mit dem System befüllt. Grob geschätzt geht Stefan Margies von inzwischen rund drei- bis viertausend Modulen aus, auf die die Spezialisten bei ihrer Arbeit zurückgreifen können. Darin enthalten sind beispielsweise die Module aus zirka 150 Schulungsdokumenten mit jeweils 20 bis 120 Seiten Umfang.

Der überwiegende Teil der Texte wird direkt in englischer Sprache erstellt. Die Branche bringt es mit sich, über entsprechende Sprachkenntnisse zu verfügen. Kritische Dokumente werden aber an interne Muttersprachler oder externe Dienstleister zur Lektorierung gegeben.

„Heute kann ich dank docuglobe und der inzwischen aufgefüllten Modulpalette ein Schulungsdokument von 25 Seiten in drei bis fünf Stunden erstellen. Früher hat das rund eine Woche gedauert“, freut sich Margies. Auch die Qualität der Texte hat sich um ein Vielfaches erhöht, unter anderem durch die sehr viel konsistentere Sprache. Von hoher Relevanz in punkto Sicherheit ist zudem, dass alle Dokumente inhaltlich stets auf dem neuesten Stand sind. Durch die Versionierung in docuglobe ist sofort erkennbar, ob ein Dokument überarbeitet wurde. Der Mitarbeiter kann dann prüfen, ob die Aktualisierung für andere Unterlagen übernommen werden muss.
Vielfacher Nutzen

Auch Faktoren wie Formatierung und Design der Dokumente im Rahmen der Corporate Identity profitieren von dem System, denn Aktualisierungen lassen sich hiermit gezielt durchführen und verfolgen. Und obwohl der Dokumentationsumfang der Unternehmensgruppe laufend zunimmt, kommen die Mitarbeiter aufgrund der beschleunigten Arbeitsweise mit den gestiegenen Anforderungen klar. „Wir haben darauf verzichtet, Kennzahlen zur Überprüfung des ROI zu erheben“, erklärt Margies abschließend. „Es war eigentlich von Anfang an klar, dass sich der Einsatz von docuglobe auf jeden Fall rechnet!“ -sg-

Rosen GmbH, Lingen Tel. 0591/9136-0, http://www.roseninspection.net

gds AG, Sassenberg Tel. 02583/301-3000, www.gds.eu

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