Datenanalyse

„Weit mehr als technische Dokumentation“

Vor allem im Bereich der Investitionsgüter werden die Produkte komplexer und technisch vergleichbarer. Was dazu führt, dass sich der Stellenwert der Technischen Dokumentation von einer „passiven“ internen Dienstleistung zu einem „aktiven“ Beitrag zum Geschäftserfolg gewandelt hat. Wies dies gelingen kann, zeigt das Beispiel SEW-Eurodrive: Der Hersteller von Antrieben setzt in der technischen Redaktion auf ein System von Schema. Mit dem Effekt, dass nicht nur Bearbeitungszeiten reduziert und Compliance-Anforderungen erfüllt werden, sondern auch Dokumentationen aktueller sind und sogar den Vertrieb bei seinen Aktivitäten unterstützten.
Energiesparende Technik von SEW-Eurodrive: Getriebemotoren und Frequenzumrichter

Rechtssicherheit, Kundenbindung und Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb – das sind die übergeordneten Ziele, die sich SEW-Eurodrive für das interne Informationsmanagement und die Technische Dokumentation gesteckt hat. Diese Ziele haben auch direkte Auswirkungen auf die Aufgaben der Technischen Dokumentation. Serviceorientierung, ein schnelles Time-to-Market und effiziente Prozesse sind auch dort gefordert. Das Bruchsaler Unternehmen arbeitete bereits mit einem SGML-basierten Redaktionssystem, für das allerdings um das Jahr 2005 herum der Support eingestellt wurde. Der fehlende Support plus die gewachsenen Anforderungen gaben den Ausschlag, das Thema von Grund auf neu zu überdenken. Auf der Grundlage eines ausdifferenzierten Lastenhefts wurden verschiedene Systeme geprüft. Nach eingehender Evaluierung entschied sich SEW-Eurodrive für das Redaktionssystem Schema ST4.

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Die erste Installation von Schema wurde 2005 aufgesetzt, mit einer ganzen Reihe von weiterführenden Zielen. Dazu gehörte die Optimierung des gesamten Übersetzungsprozesses, um die Übersetzungskosten zu reduzieren. Weiterhin sollten die Bearbeitungszeiten der Dokumente verringert und die Redakteure bei ihrer Arbeit unterstützt werden. Das Projekt war in der Dokumentationsabteilung bei SEW-Eurodrive angesiedelt. Michael Lotter, technischer Redakteur bei SEW-Eurodrive, hat das Projekt von Anfang an begleitet: „Wir wollten aus eigener Initiative heraus ein passendes Werkzeug für die genannten Ziele finden, wobei ganz allgemein die Themen Effizienz und Kostensenkungen im Vordergrund standen.“ Innerhalb des folgenden Jahres wurde das Redaktionssystem Schritt für Schritt in die Produktivphase überführt, um die Kernaufgaben wie die Dokumentation von Katalogen, Betriebs- und Installationsanleitungen, einer eigenen Schriftenreihe, Online-Dokumentationen oder das Anlegen von Projektordnern für das Systemgeschäft zu erfüllen. Zusätzlich wird das System für vertriebsunterstützende Maßnahmen genutzt wie beispielsweise aktuelle Kundeninformationen, Newsletterdienste oder Produktpräsentationen sowie das Erstellen von Preislisten. Nach dem Prinzip des Single-Source-Publishing werden die in Schema ST4 vorgehaltenen Dokumente dabei aus der XML-Welt in HTML „übersetzt“, beispielsweise für die Online-Hilfen.

Mit ein Grund für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunde und Hersteller ist das von Schema bereit gestellte Web-Portal, in dem SEW-Eurodrive und Schema gemeinsam an der Weiterentwicklung der Anwendung arbeiten. Dort werden die Anforderungen, die „Requests“ der Anwender eingestellt, kommunizieren die Projektbeteiligten ohne Umwege und lassen sich die verschiedenen Arbeitsstufen der einzelnen Tickets nachverfolgen – auch die „Bug-Fixes“ und die Fehlerreports mit der folgenden Bearbeitung.

Sprachprüfung bei der Eingabe

Eine Besonderheit der Anwendung ist der Einsatz von acrolinxiq, einer serverbasierten Sprachprüfung der acrolinx GmbH. Mit Frame-Maker als Editor, mit dem die Redakteure in Schema ST4 integriert arbeiten, werden Texte auf Terminologie, Rechtschreibung und Stilistik geprüft, bis hinunter zu ganzen „Teilbäumen“ von Texten, wobei Funktionen und Hinweise direkt im Editor integriert sind. Auf diese Weise wird die Konsistenz der Texte sichergestellt, die einheitliche Verwendung der unternehmenseigenen Terminologie und die Wiederverwendbarkeit der einzelnen Textbausteine erhöht.
Mittlerweile hat SEW-Eurodrive durch den produktiven Betrieb von Schema ST4 ausreichend Erfahrungen gesammelt, um die Effizienz der internen Abläufe bewerten zu können. Auch wenn, so Michael Lotter, „wir das zwar nie in Euro und Cent ausgerechnet haben, so sehen wir doch deutlich, dass wir bei gleichen Kosten mehr Übersetzungen und Sprachenkreise handhaben können. Auch sind die Bearbeitungszeiten im Mittel gesunken und der Wiederverwendungsgrad der Dokumente ist gestiegen, ohne dass wir dafür mehr Ressourcen brauchen.“ Die Druckschriften von SEW-Eurodrive sind bereits seit 1998 im Internet verfügbar. Die Größenordnung der hochgeladenen Schriftenmenge liegt beispielsweise im Kalenderjahr 2009 bei über 1.000 Druckschriften, bei einer Schwankungsgröße von 50–900 Seiten im Durchschnitt von 150 Seiten je Dokument, einschließlich der Überarbeitungen.

Eines der erweiterten Projektziele von SEW-Eurodrive bestand darin, die technische Dokumentation im Rahmen der Serviceorientierung und des Time-to-Market für eine Stärkung der eigenen Marktposition zu nutzen, was mit Schema ST4 deutlich einfacher gelingt. So werden beispielsweise die gesammelten Sicherheitshinweise zu einer Bibliothek aufgebaut, um mit einer Matrix für die Gefahrenanalyse die internen Standards für die technische Dokumentation zu erweitern. Neben den internationalen Anforderungen an die Rechtssicherheit und Verbindlichkeit der Dokumentation ein wesentlicher Zusatznutzen des Systems. Dass die Betriebsanleitungen, seit langem von SEW-Eurodrive online vorgehalten, selbst dem hohen Standard der Produkte entsprechen, sehen auch die Kunden, so Michael Lotter: „Wir bekommen von unseren Kunden immer wieder gesagt, dass unsere Dokumentation einen sehr hohen Stellenwert hat und als absolut hochwertig angesehen wird.“ Diese Qualität ist im Rahmen von „DocCert“ bestätigt worden. Das 1993 vom TÜV SÜD ins Leben gerufene Zertifikat garantiert eine anwenderfreundliche, verständliche und vor allem sichere technische Dokumentation. Das Label gilt jetzt auch für die Dokumentation von SEW-Eurodrive, die dabei unter anderem von Anwendern live getestet und für gut befunden wurde.

Stand heute und Weiterentwicklungen

Heute arbeiten etwa 15 Redakteure mit dem System sowie einige Übersetzer der verschiedenen Niederlassungen. Die externen Dienstleister sind in die Abläufe eingebunden und holen sich „ihre“ XML-Dateien direkt aus dem System, was die tägliche Zusammenarbeit stark vereinfacht. „Abgeschlossen“, so Michael Lotter, „ist so eine Systemeinführung eigentlich nie. Es kommen immer neue Anforderungen und Features dazu, das ist ein ständiger Weiterentwicklungsprozess.“ So wurden mit dem Upgrade von Schema ST4 vor einem Jahr Features wie das Versionsmanagement und weitere Verbesserungen wie die Arbeit mit Textfragmenten eingeführt, die auf der Wunschliste von SEW-Eurodrive standen. „Die Vergangenheit hat gezeigt, dass die Software-Entwicklung immer ihre Tücken hat. Da wir auf die Umsetzung ausdifferenzierter Anforderungen angewiesen sind, messen wir der ständigen Weiterentwicklung des Systems eine hohe Bedeutung bei. Außerdem haben wir über die Jahre unser eigenes Informationsmodell entwickelt, das mit dem System abgebildet wird. Und diese iterative Vorgehensweise, wie jede einzelne Anforderung individuell umgesetzt wird, klappt mit Schema hervorragend.“ In Zukunft soll mit Schema ST4 mehr und mehr auftragsspezifische Dokumentationen erstellt werden sowie die Übernahme der Daten automatisiert erfolgen. Begleitend dazu wird SEW-Eurodrive das Autorenkonzept erweitern, damit die Redakteure den Umgang mit den technischen Inhalten weiter verfeinern. -sg-

SEW-Eurodrive GmbH, Bruchsal Tel. 07251/75-0, http://www.sew-eurodrive.de

Schema GmbH, Nürnberg Tel. 0911/586861-0, http://www.schema.de

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