Digitalisierung im Vertragsmanagement

Andrea Gillhuber,

Vertragsmanagement ja, aber richtig

Wettbewerb und Kostendruck zwingen Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren. Und die Compliance-Anforderungen für die vielen Verträge mit Lieferanten und Kunden steigen. Kann Digitalisierung da wirklich helfen? Ein Kommentar von Gunther Ebert, Forcont.

© Sergey Nivens / Fotolia

In vielen Unternehmen sind Verträge über verschiedene Abteilungen verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedenen Fachabteilungen. So ist es beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Die Konsequenz: verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen. Eine Vertragsmanagement-Software macht es für Mitarbeiter aus Einkauf, Controlling oder Vertrieb prinzipiell möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern. Aus meiner Sicht gibt es für solche Vertragssysteme allerdings einige Must-haves.

Ich glaube, ganz oben auf diese Wunschliste für ein effizientes Vertragsmanagement gehören eine zuverlässige Fristenkontrolle und Terminverwaltung. Denn gerade jahrelang laufende Verträge sind für Sachbearbeiter problematisch. Erst die digitale Vertragsverwaltung verhindert böse Überraschungen. Hat ein Vertrag beispielsweise eine Mindestlaufzeit von einem Jahr, wird eine gute Lösung den verantwortlichen Mitarbeiter automatisch erinnern. Dann bekommt er beispielsweise 30 Tage vor Ablauf des Vertrags eine E-Mail zu den Vertragskonditionen und kann entweder kündigen oder den Vertrag verlängern. Und trifft er innerhalb einer bestimmten Frist keine Entscheidung, kann die Software die Vertragsfrage automatisch an eine zweite Person eskalieren.

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Unverzichtbar sind natürlich auch die entsprechenden Schnittstellen, ob zu SAP ERP oder anderen Informationsmanagement-Systemen für die Verwaltung von Lieferanten- und Kundendaten. Nur dann sind die Daten im Vertragssystem jederzeit auf dem neuesten Stand. Auch Dokumente aus den Abrechnungssystemen sollte man über entsprechende Schnittstellen direkt und automatisiert übernehmen können.

Dokumentationspflicht verlangt neue Arbeitsweisen

Eine papierbasierte Vertragsverwaltung bedeutet fast immer einen Medienbruch: Zusätzliche Dokumente, etwa Kündigungsschreiben, werden am PC erstellt, bearbeitet und schließlich ausgedruckt, mit den entsprechenden Unterschriften versehen und versendet oder in der Akte abgelegt. Leider verlangen das auch viele digitale Lösungen: Der Mitarbeiter erstellt ein Dokument in Word, druckt es, lässt es unterschreiben, scannt es, lädt es wieder ins System und legt es beim entsprechenden Vertrag ab. Sinnvoll ist das nicht. Wirklich effizient wird der Prozess erst durch eine integrierte Dokumenterstellung. Dann kann der Mitarbeiter Unterlagen gleich in der digitalen Akte verfassen, in der er das Dokument auch ablegt – und die notwendigen Vertragsdaten dabei direkt aus dem System übernehmen.

Gunther Ebert ist Product Manager bei der Forcont Business Technology GmbH (www.forcont.de), ein auf ECM spezialisiertes Softwarehaus. Das Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Softwareas- a-Service (SaaS) aus der Cloud. © Forcont

Strenge Compliance-Vorgaben, auch getrieben durch die EU-DSGVO, verlangen heute, dass alles vollständig dokumentiert und nachvollziehbar ist: Entwürfe und nachträgliche Veränderungen von Verträgen genauso wie die Bearbeiter. Eine Versionierung von Dokumenten im Vertragssystem leistet genau das. Frühere Versionen werden inklusive aller Meta-Daten in der Dokumenthistorie gespeichert – von der Bearbeitungszeit über den ausführenden Mitarbeiter bis hin zu den konkreten Änderungen. Handelt ein Mitarbeiter beispielsweise neue Vertragsbedingungen aus, wird das geänderte Vertragsdokument einfach als neue Version des Vertrags abgelegt.

Mobilität unverzichtbar

Und noch ein Punkt ist im Vertragsmanagement heute praktisch unverzichtbar: der mobile Zugriff. Letztlich heißt das: ein Hosting in der Cloud. Mobilität ist beispielsweise nötig, wenn Mitarbeiter Vertragsverhandlungen bei Kunden oder Lieferanten vor Ort führen müssen. Auch die Studie zur Cloud-Nutzung im deutschen Mittelstand, die Forcont und die Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) Berlin Ende 2017 durchgeführt haben, bestätigt, dass mobiles Arbeiten immer relevanter wird. Mit fast 90 Prozent ist Mobilität sogar der am häufigsten genannte Grund für den Schritt in die Cloud. Mein Rat wäre allerdings, dabei genau auf Datenschutz und Datensicherheit zu achten. Der Cloud-Anbieter muss beispielsweise den deutschen beziehungsweise europäischen Datenschutzrichtlinien verpflichtet sein, sodass jede Weitergabe sensibler Daten ausgeschlossen ist. Ich bin überzeugt: Die Zukunft gehört den Vertragsmanagement-Systemen. Am besten aus der Cloud.

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