Wartungsplaner

Andrea Gillhuber,

Fehler im Arbeitsschutz vermeiden

Unternehmen sind verpflichtet, Betriebsgeräte regelmäßig zu warten und so den Arbeitsschutz zu gewährleisten. Allerdings ist die Instandhaltung mit hohen Aufwänden verbunden. Lesen Sie, wie Sie die vier häufigsten Fehler im Arbeitsschutz vermeiden und die Wartung effizienter gestalten können. 
Wartungsplanungssoftwares helfen beim Einhalten von Wartungsintervallen und beim Prüffristenmanagement. © Pixabay

Produzierende Unternehmen sind nicht nur in der Verantwortung, die reibungslose Funktionsweise ihrer Betriebsgeräte und Maschinen zu gewährleisten. Gesetzgeber und Berufsgenossenschaften geben Richtlinien vor, die regelmäßige Prüfungen, Wartungsauflagen und die Prüfintervalle definieren, um so den Arbeitsschutz zu gewährleisten. Doch Wartungen sind oft mit hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Viele Betriebe sind mit den steigenden Anforderungen an das Prüffristenmanagement und die Instandhaltung überfordert. So passieren vier Fehler, die gravierende Folgen haben können.

1. Fehlender Überblick über Geräte und Fristen

Um den vorgeschriebenen Kontrollpflichten nachzukommen, benötigt man zuallererst den Überblick über das betriebliche Inventar. Dass Maschinen und Anlagen regelmäßig geprüft werden müssen, ist klar. Doch neben den offensichtlichen überwachungsbedürftigen Betriebsmitteln gibt es noch diverse andere, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat. Dazu zählen Elektrogeräte, Druckbehälter genauso wie Einsatzfahrzeuge, Stapler oder nicht mobile Teile wie Regale oder Leitern. Auch die Funktionstüchtigkeit von Türen und Fenstern muss gewährleistet sein. Angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte kann schnell der Überblick verloren gehen – gerade dann, wenn sie nicht korrekt und mit der nötigen Sorgfalt inventarisiert wurden oder eine Anlagenkataster überhaupt nicht vorliegt. Wer keinen Überblick über das Inventar, dessen Wert und etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen hat, dem können Prüftermine und -fristen schnell zum Verhängnis werden.

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2. Schlechte Vorbereitung

Werden Prüftermine nicht geplant und vorbereitet oder keine geeigneten Werkzeuge dafür eingesetzt, kann es zu Chaos im Betrieb kommen: Ungeeignete Wartungsturnusse, die mit anderen Vorgängen kollidieren und Maschinen zu ungünstigsten Zeitpunkten aus der Produktion nehmen, schwierige Terminfindungen, da Mitarbeiter außer Haus sind und eine holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte sind Folgen einer falschen Herangehensweise. Müssen die Prüfungen noch zwischen mehreren internen Systemen und Tools abgestimmt werden, steigt die Fehleranfälligkeit weiter; etwa, wenn Programme nicht kompatibel sind und Schnittstellen nicht funktionieren.

Die Hauptmaske des Wartungsplaners von Hoppe. © Hoppe Unternehmensberatung

Gerade zyklisch wiederkehrende Wartungen müssen mit der Instandhaltung abgestimmt werden, um Stillstände zu vermeiden. Stimmt die Kommunikation nicht, stehen Maschinen still, weil Ersatzteile nicht rechtzeitig besorgt wurden. Für eine gute Planung und Organisation ist es unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet.

3. Schlechte Dokumentation

Wurde die Prüfung durchgeführt, müssen ihre Ergebnisse dokumentiert werden: nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral, so dass jeder Zugriff hat, der ihn benötigt. In vielen Unternehmen dagegen erfolgt die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen noch händisch auf Papier oder in Excel-Tabellen. Der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind enorm. Zusätzlich kann das Unternehmen so keine rechtskonforme Dokumentation leisten. Es verliert damit die Rechtssicherheit und haftet im Worst Case, wenn es um den Nachweis geht, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben. Eine ausführliche Dokumentation direkt im System kann beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

4. Produktionsausfälle und Maschinenstillstand

Maschinen stehen still, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war. Dieser fehlende Überblick kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Nicht nur müssen Produktionsausfälle in Kauf genommen werden, auch Produktionsketten werden gesprengt. Unvorhergesehene Reparaturen verzögern sich, wenn Ersatzteile nicht zeitnah besorgt werden können. Diese Störungen wirken sich auf den gesamten Betrieb aus. Auch Sicherheit und Arbeitsschutz hängen von funktionierenden Maschinen und Anlagen ab. Nur wer potenzielle Gefahrenquellen im Auge hat, kann ihnen im Vorfeld begegnen.

Die Folgen und wie sie vermieden werden können

Über das Dashboard können die Statusinformationen schnell abgerufen werden. © Hoppe Unternehmensberatung

Schon kleine Nachlässigkeiten im Prüfmanagement können große Auswirkungen haben. Im Falle eines Verstoßes gegen die Wartungsfristen drohen Bußgelder; im Worst Case kann der Versicherungsschutz entfallen. Im Schadensfall hat dies unter Umständen strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen.

Mit einer Wartungsplaner-Software können sich Betriebe die zu überprüfenden Gegenstände und Geräte erfassen und die Ergebnisse ihrer Wartung und Instandhaltung dokumentieren. Alle relevanten Informationen sind so für die Zuständigen mit einem Klick verfügbar. Sie erhalten schnell einen Überblick über den Wartungszustand der prüfpflichtigen Arbeitsmittel sowie Zugriff auf fällige Wartungstermine. Das Tool stellt aktuelle und übersichtliche Auswertungen sowie sämtliche wirtschaftliche Kennzahlen der Instandhaltung zur Verfügung, um den Optimierungsprozess im Betrieb voranzutreiben.

Diese Übersicht hilft Schwachstellen in den Abläufen zu identifizieren, zu korrigieren und Arbeitsprozesse zu optimieren. Mit einem digitalisierten Prüf- und Wartungsmanagement wird ein wirtschaftlicher und rechtskonformer Arbeitsschutz ermöglicht.

Ulrich Hoppe, Senior Consultant bei Hoppe Unternehmensberatung / ag

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