AnwenderberichtRunter von der Insel
Die Stahlwerke Bochum (SWB) sind auf die Herstellung und den Vertrieb von hochverschleißfesten Werkzeugen für das Schrottrecycling, die Steine- und Erdenindustrie sowie für die Mineralaufbereitung spezialisiert. Die mittelständische, inhabergeführte Gießerei beschäftigt am Unternehmensstandort in Bochum rund 140 Mitarbeiter und beliefert Kunden in der ganzen Welt mit ihren Produkten - die Exportquote liegt bei über 75 Prozent.
Individuallösung mit Tücken
Vor der Einführung des Unitop Industrie Lösungskonzepts für Gießereien hatte SWB eine Individualsoftware auf Basis von Microsoft Access im Einsatz. Diese wurde von einem Einzelunternehmer für die Gießerei entwickelt und intern betreut. "Allerdings konnte die Lösung mit den steigenden Anforderungen der Anwender immer weniger Schritt halten und es wurde zunehmend schwierig, die Unternehmensprozesse adäquat abzubilden", beschreibt Jörg Kleinecke, Leiter Administration bei SWB, die Ausgangssituation. Das zeigte sich vor allem im Bereich der Auswertungen deutlich: Reports mussten über das Zusatzmodul Crystal Reports erstellt werden - eine mitarbeiterindividuelle Anpassung einzelner Auswertungen war dabei nicht möglich. Das Ergebnis: mehrere hundert Reports und daraus resultierend eine mangelnde Transparenz. Ein weiterer Schwachpunkt der alten Lösung waren die zahlreichen Schnittstellen, die einen hohen Aufwand bei der Datenkontrolle und dem -abgleich verursachten. Die Synchronisation erfolgte über Nachtläufe. Darüber hinaus verfügte die Software lediglich über ein rudimentäres Berechtigungswesen.
Lösungs- und Anbieterauswahl
Ein entscheidender Punkt für die Einführung einer neuen ERP-Lösung lag zusätzlich in dem Wunsch nach einer größeren Unabhängigkeit. "Wir waren auf das Know-how eines einzelnen Mitarbeiters angewiesen und damit war die langfristige Weiterentwicklung und Zukunftssicherheit nur bedingt gewährleistet", so Kleinecke. Ziel der Gießerei war es, eine Software einzuführen, die alle Arbeitsfelder integriert abdeckt: vom Vertrieb und von der Auftragsbearbeitung über die Gussteilkalkulation sowie die Legierungs- und Formenverwaltung bis hin zur Produktionsplanung und zum Reporting. Des Weiteren sollten auch die Lagerverwaltung, der Versand und der Bereich Zoll/Export eingebunden werden. Aufgrund der Erfahrungen mit dem Einsatz einer Individuallösung war es SWB wichtig, zukünftig auf ein etabliertes ERP-System zu setzen, das auf einer Standardsoftware beruht. Allerdings sollte dieses trotz allem Raum für unternehmensspezifische Anpassungen bieten. So fiel die Wahl schließlich auf das Microsoft Dynamics NAV basierte Unitop Industrie Lösungskonzept für Gießereien. Neben der geforderten Kombination aus Standard und Individualität überzeugte die Software vor allem durch das breite Funktionsspektrum und den ganzheitlichen Ansatz. Zusätzlich verfügt die GOB über eine umfangreiche Branchenexpertise. "Uns als mittelständisches Unternehmen bietet die GOB genau die richtige Mischung aus Flexibilität und Sicherheit", unterstreicht Kleinecke. Das war auch im Hinblick auf die kurze Projektphase von nur neun Monaten ein wichtiges Kriterium.
Effiziente Prozesse und ein hoher Informationsgrad
Nach der Einführung von Unitop profitiert SWB von einer integrierten Lösung ohne kosten- und zeitaufwändige Schnittstellen. Die früher zur Synchronisation notwendigen Nachtläufe entfallen komplett - alle Unternehmensbereiche greifen in Echtzeit auf benötigte Daten und Informationen zu. Zusätzlich werden die Prozesse durch Workflows beschleunigt. Entsprechend positiv ist auch das Feedback der Mitarbeiter, wie Kleinecke erklärt: "Zum einen ist keine arbeitsintensive mehrfache Erfassung mehr notwendig und zum anderen ist das Vertrauen in die Aktualität der Daten deutlich gestiegen." Und auch im Bereich Auswertung und Controlling wurden spürbare Optimierungen erzielt: So besteht die Möglichkeit, über Filter eine schnelle und unkomplizierte Abgrenzung von Daten vorzunehmen. "Wir benötigen heute deutlich weniger Reports, haben den Informationsgrad und die Informationsqualität aber gleichzeitig erhöht. Das kommt für uns quasi einem Quantensprung gleich", so Kleinecke. Eine Entwicklung, die für das gesamte IT-gestützte Wissensmanagement der Gießerei gilt: Durch den Einsatz von Unitop wurde ein Wissenspool gebildet, in dem die Mitarbeiter auf alle strukturierten (z.B. Angebote, Rechnungen und Kalkulationen) und unstrukturierten Daten (beispielsweise E-Mails und Zeichnungen) zugreifen können. Diese werden durch das integrierte Dokumenten-Management-Konzept jeweils einzelnen Kontakten oder Vorgängen zugeordnet und sind so jederzeit einfach recherchierbar. Damit wurde eine optimale Grundlage für die Sicherung von wettbewerbsrelevantem Know-how geschaffen.
Positives Resümee
"Wir profitieren heute von integrierten Prozessen über alle Unternehmensbereiche hinweg und haben die Transparenz und Auswertbarkeit deutlich erhöht", zieht Kleinecke seine positive Bilanz. Und auch neuen Projekten steht SWB aufgeschlossen gegenüber: Denkbar wäre beispielsweise der Einsatz von Unitop Mobile - mit diesem Add-on ist ein komfortabler Zugriff auf Daten aus dem ERP-System über das iPhone oder iPad auch von unterwegs möglich. Damit ist die Gießerei auch für künftige Anforderungen der mobilen Welt bestens gerüstet. kf
SoftwareDatenverwaltungSoftware für ERP (Enterprise Resource Planning)